Le registrazioni sul luogo di lavoro. Limiti e condizioni

Sempre più spesso nei giudizi di lavoro si assiste alla produzione con finalità
difensive di file audio contenenti la registrazione carpita di nascosto,
senza, cioè, il consenso dell’interessato, di colloqui avvenuti nella sede di lavoro tra
colleghi di pari grado e/o in posizione di superiorità gerarchica.

In tali casi, l’operatore del diritto è chiamato a interrogarsi su quale “bene della vita”
debba prevalere di fronte, rispettivamente, alla richiesta di tutela della privacy e della
riservatezza, da intendersi come corollari della libertà personale (da un lato) e del diritto costituzionale alla difesa giudiziale (dall’altro), tenuto conto delle vigenti norme sul consenso al trattamento dei dati oltre che delle formalità previste dal c.p.c. per la tutela giudiziale dei diritti.

Le Sezioni Unite della Cassazione, con sentenza n. 3034/2011, già entrarono nel merito della tematica, statuendo che “la disciplina generale in tema di trattamento dei dati personali subisce deroghe ed eccezioni quando si tratti di far valere in giudizio il diritto di difesa, le cui modalità di
attuazione risultano disciplinate dal codice di rito”. I giudici di legittimità, poi, hanno precisato
che in tale ambito il diritto di difesa non deve ritenersi limitato sic et simpliciter alla sola
sede processuale, potendosi estendere la portata dello stesso a tutte quelle attività dirette
ad acquisire prove utilizzabili in giudizio, ancor prima, cioè, che una controversia penda
materialmente innanzi ad un’Autorità Giudiziaria.

Su tale presupposto, quindi, si è chiarito che l’utilizzo a fini difensivi di registrazioni di
colloqui tra il dipendente e i colleghi sul luogo di lavoro non necessita del consenso
dei presenti e che la registrazione fonografica di tale colloquio tra persone presenti,
rientrando nel genus delle riproduzioni meccaniche ex art. 2712 c.c., ha senz’altro natura
di prova ammissibile nel processo del lavoro (Cass. 29 dicembre 2014, n. 27424).

Ciò posto, il trattamento dei dati scaturenti dalla registrazione carpita dal dipendente all’insaputa del collega (o dei colleghi) non può, però, assolutamente avere una finalità diversa e/o ulteriore da quella c.d. “difensiva”, nel senso che deve necessariamente ed esclusivamente essere strumentale a far valere o
difendere un diritto. In tale ottica, la valutazione che il Giudice del Lavoro deve effettuare circa la legittimità o meno dell’utilizzo dei dati da parte del lavoratore, passa doverosamente attraverso un’analisi scrupolosa e rigorosa non solo della vicenda nella quale si introduce tale mezzo di prova, ma anche e soprattutto della pertinenza del relativo trattamento dei dati alla propria tesi processuale e, infine, della strumentalità dello stesso con le uniche (e sole) finalità difensive perseguibili.

La Corte di Cassazione, Sezione Lavoro, con la recente Ordinanza n. 20487 del
21.7.2025 ha fornito un interessante contributo nel distinguere il trattamento dei
dati con finalità “difensiva” (quindi lecito), dall’utilizzo dei dati con finalità
invece “meramente esplorativa” (come tale illecito).

La vertenza aveva ad oggetto la domanda giudiziale di un lavoratore volta ad ottenere
la declaratoria di illegittimità di una sanzione conservativa (sospensione dal lavoro)
subita per avere lo stesso registrato in modo occulto una conversazione avvenuta nei
locali aziendali tra il direttore del personale e una dipendente addetta a tale ufficio.
La Corte ha confermato la pronuncia di secondo grado e la piena legittimità della
sanzione irrogata al dipendente sul presupposto che:

• la registrazione occulta era stata effettuata ben due anni prima dell’impugnativa
  della sospensione disciplinare subita;
• all’epoca del colloquio carpito di nascosto non vi era alcun contenzioso pendente
  tra il dipendente (autore della registrazione) e la datrice di lavoro;
• l’ultima sanzione disciplinare irrogata al lavoratore risaliva addirittura a sei anni
  prima ed era motivata dal mancato rispetto del turno lavorativo e dall’abbandono anticipato del posto di lavoro;
• nel corso del giudizio di impugnazione di tale ultima sanzione (risalente, come
  detto, a sei anni prima), il dipendente chiedeva il risarcimento dei danni da condotte vessatorie producendo proprio la registrazione della conversazione avvenuta due anni prima.

I giudici hanno ritenuto che tale file audio, non essendo stato registrato in pendenza di
un procedimento giurisdizionale (o in vista di una sua imminente introduzione) e, quindi, non essendo finalizzato alla precostituzione di un mezzo di prova utile alla difesa in
tale sede, non poteva che avere una mera finalità esplorativa, priva di qualsivoglia nesso
di pertinenza e strumentalità con l’esercizio del diritto di difesa. La rilevante distanza
temporale tra l’epoca dell’indebita registrazione e la proposizione del ricorso (avvenuta due anni dopo) comportava cioè la violazione dell’altrui diritto alla riservatezza, oltre
che un notevole inadempimento degli obblighi di correttezza e fedeltà, legittimando
dunque l’irrogazione della sanzione conservativa subita dall’autore della registrazione.

In conclusione, le registrazioni carpite di nascosto da un dipendente possono essere validamente utilizzate in sede giudiziale a condizione, però, che siano sempre rispettati i
limiti della pertinenza e strumentalità con le finalità difensive lecitamente perseguibili.
La registrazione occulta di file audio effettuata dal lavoratore per finalità meramente
esplorative è del tutto illecita e uno degli indici sintomatici di tale illiceità sta proprio nel
rilevante lasso temporale intercorrente tra il momento dell’indebita registrazione e la
successiva instaurazione del giudizio nel quale si introduce tale mezzo di prova.